Esta é uma das funções mais utilizadas por usuários do Trello, que permite o compartilhamento de informações e tarefas
Internet, smartphone e a tecnologia em geral podem ser grandes aliados de quem precisa planejar uma viagem. É o caso do Trello, ferramenta online de gerenciamento de projetos, que chega ao Brasil na versão em português.
O sistema é bastante visual e intuitivo e sua utilização não exige nenhum tipo de conhecimento prévio. Baseia-se no uso de quadros virtuais que podem receber o nome de um projeto e reunir diversas listas com cartões de tarefas e informações (semelhantes a post-its que podem ser movimentados de um lugar para outro, conforme as atividades forem sendo realizadas).
O Trello é colaborativo e permite o compartilhamento de informações e tarefas entre os integrantes de um grupo. No caso de uma viagem, os envolvidos podem acompanhar todas as etapas do planejamento e contribuir com informações, desenvolvendo junto o planejamento das atividades.
É possível incluir nos quadros anexos, links, imagens, etiquetas coloridas, definir data e horário para a execução das tarefas listadas, check lists, etc. O sistema também permite incluir comentários e fazer votações online, agilizando a tomada de decisões do grupo. Todas as mudanças ou inclusões no quadro são notificadas em tempo real.
Na prática
O desenvolvedor de aplicativos, websites e sistemas, Bernardo Bicalho, do Rio de Janeiro (RJ), é um dos usuários que utiliza Trello para organizar viagens, além de tarefas profissionais. Ele acaba de voltar de Nova Iorque, com a esposa e os dois filhos, e planejou a viagem no Trello, onde incluiu todos os itens que precisavam ser lembrados para que tudo ocorresse bem. “Não podíamos esquecer de levar algumas coisas. Todo nosso roteiro foi feito pelo Trello e deu tudo certo”, diz. Bicalho recomenda o uso de Trello “para todos que precisam organizar muita informação de forma contextual. É uma ferramenta fácil de ser atualizada e mantida”.
Douglas Torres, 40, da Torre Comunicação, de Belo Horizonte (MG), usa o Trello tanto na sua empresa quanto na vida pessoal. Ele está usando a ferramenta para planejar uma viagem para a Europa. Criou um quadro específico para o destino com listas para Opções de Hospedagem, Atrações e Gourmet e passou a reunir informações de interesse para poder facilitar as decisões. “Reúno na lista Hospedagem, por exemplo, as várias opções de apartamentos para alugar, com imagens e informações de cada um. Isso me ajuda a escolher melhor. No caso de restaurantes, incluo uma foto da fachada e do prato mais recomendado, para me lembrar o que devo pedir”, diz.
Segundo Torres, uma das melhores características do Trello é ser muito visual, o que facilita a avaliação do quadro todo. “É só bater os olhos para saber o que precisa ser feito. Outras ferramentas de planejamento que existem no mercado não têm essa característica. O Calendário também me permite visualizar o que tenho planejado para cada dia”, diz.
Miriam Castro, 22, jornalista de São Paulo (SP), começou a usar o Trello em 2012 quando estava fazendo seu trabalho de final de curso na faculdade e desde então utiliza a ferramenta para se organizar melhor. Para planejar sua viagem ao Japão em outubro, Miriam já definiu três quadros: Preparação Geral, Tóquio e Quioto. “Em Preparação Geral, criei uma lista Antes de Ir onde estão as informações sobre passaporte, vistos, bagagem, aeroporto, voos, hospedagem, etc. Nos quadros Tóquio e Quioto criei listas com as informações e roteiros nestas cidades para cada um dos dias da viagem”, diz.
Miriam inclui na ferramenta links, imagens dos locais e mapas dos bairros que pretende visitar, lista dos restaurantes, tipo de comida, preços, fotos e comentários de quem já foi. “O Trello é muito visual e permite que a gente arraste as tarefas de uma lista para outra facilmente”, afirma. Após a viagem, Miriam pretende compartilhar o planejamento realizado no Trello com outras pessoas.
No exemplo a seguir, que pode ser encontrado no link, as colunas foram separadas pelos seguintes temas: informações; antes de viajar; concluído; shoppings; parques de diversões; passeio. Cada uma dessas colunas recebeu vários cartões com anotações sobre passeios, endereços, preços etc.
